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职场人必看的超级整理术——电脑与邮件的整理

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  中国邮箱网讯 1月25日消息 目前在大部分行业的日常业务中,电脑已经成为工作的中心,并日益追求高效化和大容量化。


  一个白领端坐在电脑前,看上去似乎认真工作,但也许TA的电脑就像TA的文件柜一样乱七八糟,其实TA正在非常费劲地找文件,并已经浪费十分多的时间。


  会熟悉使用电脑,这是过去对我们的要求。会灵活利用电脑,这是当下对我们的要求。


  ①把电脑当作自己的外脑


  所谓灵活利用电脑,其实就是把能让电脑干的活儿都交给电脑,只能人脑干的活儿再交给人脑处理。


  在日常的事务中,比如单纯的记忆或一些重复的常规操作,就可以交给下属或者电脑来做,提升自己的时间价值。


  再比如那些人脑不擅长的记忆、计算、日常类的操作等,建议尽量不要用自己的脑力,多使用我们的外脑-电脑,这样的话既可以降低负荷,也能提升工作效率。


  ②把信息集中在一台电脑中


  超级整理法提倡信息的一元化,在使用电脑方面亦然,提倡把众多的信息集中在一台电脑中,尤其是那种轻巧便携式的。如果有时候觉得屏幕太小,可以接一个显示器。


  两台或者两台以上的电脑,会带来诸多不便和麻烦。比如说,想要的资料忘记存在在哪台电脑了,有的资料分别保存了后面不知道哪个是最新的等等。


  虽然有一些公司有特别的规定,但原则还是尽量集中使用一台电脑。


  电脑内的资料也要使用超级整理术


  ①所有资料进行一元化管理


  要想让电脑变成合格的外脑,需要存放大量的信息才行。


  面对大量的信息,有个重要原则就是一元化管理。


  它包含两层含义:


  一是文件的命名规则唯一。这样可以避免文件的命名杂乱无章和重复。


  二是资料保存的路径唯一。这样可以避免文件的乱放难以寻找。


  比如说工作的资料就可以采用以下的方法:


  a.设一个名为“工作”的文件夹,与工作有关的文件都存进去


  b.按公司和领域再设“大分类文件夹”


  c.按项目进一步设“小分类文件夹”


  当然不赞成分得过细,越是分得越细,要找到目标文件花费的时间就越长,这样显然有悖于提高效率的最终目标。


  此外,还要一个小技巧就是文件命名时加上日期,这样便于搜索和便于确定哪个是最新版本的。


  ②桌面要清爽


  电脑的桌面就像办公桌一样,如果乱七八糟必然影响效率。


  可以采用以下的方法:


  a.在桌面上设一个名为“临时资料”的文件夹,待处理文件都存进去


  b.处理完毕的文件,就保存中已进行分类的文件夹中


  c.定期清理“临时资料”文件夹


  这样的话,可以有效避免电脑桌面被塞满得没有一点空隙。


  ③定期备份


  虽然目前的电脑性能和安全性已经有大大的提高,但也无法保证100%不出问题。因此,定期备份电脑中的重要资料也是非常必要的。


  一种方法是用硬盘定期备份,另外一种是保存在公司的公共盘中。选择适合自己条件的即可。


  需要建立这样的意识:备份也是为了提升效率。可以假设这样的一种情况,您辛辛苦苦打磨出来的文件,由于电脑故障导致丢失了,这时候您还得重头来过。


  倘若这样成本就未免太大了,甚至可能严重影响项目进度和个人业绩。


  邮件通过超级整理术迅速处理


  对于现在的职场,邮件已经成为必不可少的重要工具,与客户、供应商之间的来往,公司内部的信息传递等,几乎都要通过靠收发邮件来完成。


  这样就带来了一个问题,就是如何整理数量庞大的邮件?


  ①邮件只读一遍,然后立即回复


  为了减少阅读邮件的时间,最好就是打开邮件,只读一遍。然后5秒钟的时候判断是否立即回复。如需回复的话,必须读完马上回复。


  有时无法立即回复时,就把邮件归档到未处理分类中,有空时一并回复。


  此外,无论是写邮件还是回复邮件,都要做到简单明了,必要时分项说明。这样既节约写邮件人的时间,也节约看邮件人的时间,最终就是降低了沟通成本。


  ②早回复,别人也会尽快处理


  尽快回复邮件,不仅可以提高工作效率,也能构建与商业伙伴之间的良好的合作关系。


  一旦给对方留下了“这人总能很快回邮件”的印象,对方往往会以同样的方式回报您。


  久而久之,大家就可以实现以邮件为主要沟通渠道,而非总是需要电话催促才回复邮件的状态。


  ③邮件需要进行分类整理


  许多人都为如何整理邮而头疼,其实邮件也可以和电脑中资料一样进行分类整理。


  对收到的邮件可以采用以下的方法进行处理:


  a.仅需要看一遍的邮件,看过一遍就分入已读邮件


  b.需要回复的邮件当时回复,并分入对应的项目中


  c.无法当时回复或者需要等待回信,分入待处理邮件


  总而言之,相信通过以上的电脑和邮件的整理方法,会使得您的电脑和邮箱成为舒适的工作地,有效提升您的工作效率,大家不妨一试。



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